So müssen Rechnung und Eigenbeleg aussehen

April 2017 / Steuern
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So müssen Rechnung und Eigenbeleg aussehen

April 2017 / Steuern 

Top Magazin sprach mit dem Steuerexperten Thorsten U. Schmidt über die Bestandteile ordnungsgemäßer Rechnungen und Eigenbelege

Im Top Interview:
Thorsten U. Schmidt, Rechtsanwalt und Geschäftsführer Deltax Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft

Ob Privatperson oder Unternehmer – grundsätzlich hat jeder, der eine Leistung bezieht, auch Anspruch auf eine Rechnung. Für Unternehmer hat diese Thematik jedoch eine besondere Relevanz, denn für sie steht unter Umständen der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug auf dem Spiel und das kann teuer werden. Fehlt auch nur eine Angabe, werden die Rechnungen spätestens im Rahmen einer Außenprüfung beanstandet und der Vorsteuerabzug rückwirkend aberkannt. Doch dem nicht genug. Die Rückzahlung der Vorsteuer lässt sich der Fiskus darüber hinaus mit sechs Prozent pro Jahr verzinsen. Selbst das Nachreichen von korrigierten Rechnungen im Rahmen der Außenprüfung änderte bislang nichts an der Verzinsung. Zwar entschieden der Europäische Gerichtshof (EuGH) und der Bundesfinanzhof (BFH) kürzlich, dass dies nicht rechtmäßig sei, solange die (nicht ordnungsgemäße) Rechnung grundsätzlich berichtigungsfähig ist. Doch die Mühlen mahlen langsam und so muss der Gesetzgeber nun die Rechtsprechung von EuGH und BFH erst einmal umsetzen. Besser also, gar nicht erst für Diskussionsstoff zu sorgen und die neun notwendigen Bestandteile zu kennen, die eine Rechnung ordnungsgemäß im Sinne der Umsatzsteuer macht:

Rechnung

1. Name und Adresse des Leistenden

2. Name und Adresse des Leistungsempfängers

3. laufende Rechnungsnummer

4. Rechnungsdatum und Leistungszeitraum

5. Benennung der einzelnen Leistungen

6. Umsatzsteuersatz

7. Ausweis des im Bruttobetrag enthaltenen

Umsatzsteuerbetrags

8. Nettoumsatz

9. Steuernummer des Unternehmens (alternativ

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)

 

Soweit der Gesamtbetrag einer abzurechnenden Leistung nicht mehr als 150 Euro brutto beträgt (geplant ist die Anhebung auf 200 Euro), können die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen in Anspruch genommen werden. In diesem speziellen Fall kann der Bestandteil zwei (Name des Leistungsempfängers entfallen und die Bestandteile sechs bis acht können in zusammengefasster Form dargestellt werden. Zu beachten ist, dass bei im Voraus vereinbarten Skonti oder Rabatten zusätzlich ein Hinweis in der Rechnung enthalten sein muss (zum Beispiel „ Es bestehen Rabatt- und Bonusvereinbarungen“).

Doch was, wenn eine Rechnung einmal verlorengegangen ist? Der erste Schritt zur Rettung ist der Versuch, eine Rechnungskopie anzufordern. Ist dies nicht möglich, weil es beispielsweise nur der Briefmarkenkauf war, kann in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg erstellt werden. Allerdings verlangt das Finanzamt dann eine ordentliche Aufzeichnung und vor allem einen plausiblen Grund. Einen Anspruch auf Anerkennung von Eigenbelegen gibt es nicht. Auch wenn das Gesetz für Eigenbelege keine spezielle Form vorschreibt, so müssen doch bestimmte Angaben enthalten sein:

 

Eigenbeleg

Zweck der Ausgabe

Betrag

Datum der Zahlung

Zahlungsempfänger

Datum der Belegerstellung

kurze Beschreibung zum Sachverhalt

eigenhändige Unterschrift des Belegausstellers

 

Wurde der Betrag überwiesen, sollte dem Eigenbeleg zusätzlich der Kontoauszug beigefügt werden. Bei Eigenbelegen für Barzahlungen kann es hilfreich sein, weitere Nachweise wie beispielsweise eine Briefkopie beizulegen. In jedem Fall müssen Eigenbelege zeitnah erstellt werden. Für den Vorsteuerabzug genügt im Übrigen ein Eigenbeleg nicht. Hierfür ist zwingend eine Ersatzrechnung nötig, auf der der Unternehmer einen Hinweis auf das verlorene Rechnungsoriginal notieren sollte.

 
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